Come organizzare un evento di successo? Una domanda molto importante non solo per chi lavora nel settore ma anche per chi, da privato, ha il desiderio di rendere speciale un’occasione o una ricorrenza prestando attenzione a ogni dettaglio. Ecco allora cosa serve per organizzare un evento perfetto, dalla selezione della location all’arredo, e i nostri consigli per facilitare le scelte relative all’allestimento della location.
Cosa serve per organizzare un evento
Per capire come organizzare eventi di successo bisogna prendere in considerazione alcuni fattori fondamentali. A partire da quelli che sono gli obiettivi dell’evento stesso:
- perché viene organizzato?
- a chi si rivolge?
- qual è lo scopo per cui si mette in piedi l’iniziativa?
Non importa di che tipo di evento si tratti, se di un semplice mercatino di raccolta fondi o di un concerto con migliaia di presenze previste: definire gli obiettivi è comunque una premessa indispensabile per la riuscita di qualsiasi tipo di iniziativa.
Accanto allo scopo dell’evento, è importante individuare anche il target a cui ci si rivolge: può essere un’iniziativa dedicata ai giovani, alle donne, agli anziani oppure essere trasversale ma coinvolgere, per esempio, gli abitanti di una città o di un quartiere.
Tra cosa serve per organizzare un evento vanno poi messi in lista, naturalmente, la location, il budget a disposizione e le modalità tramite cui promuovere l’iniziativa. Ma è arrivato ora il momento di scendere più nei dettagli, elargendo alcuni consigli utili per organizzare un evento di successo, con un focus sui particolari, come per esempio la scelta dell’arredo.
Suggerimenti per organizzare un evento di successo
Guardando più da vicino cosa fare per garantire la buona riuscita di un evento, è possibile individuare alcuni step fondamentali:
- stilare una lista di aspettative. La decisione più saggia da prendere quando si organizza un evento consiste nel mettersi nei panni di un invitato, chiedendosi cosa si potrebbe aspettare dalla partecipazione a quell’iniziativa. Per questo motivo può risultare utile stilare una vera e propria lista con i must have che gli organizzatori dovrebbero garantire ai partecipanti.
- definire data e ora dell’evento e comunicarli per tempo. Affinché un evento abbia successo è opportuno comunicarlo con il dovuto anticipo e con dovizia di particolari. Meglio allora avvisare gli invitati almeno due settimane prima dell’iniziativa, specificando data, luogo e ora in cui si svolgerà.
- scegliere la location più adatta. La scelta della location va di pari passo con la definizione del target e degli obiettivi dell’evento, perché deve essere adeguata alla natura dell’iniziativa. Per esempio, se l’evento è pensato per coinvolgere anche persone diversamente abili è importante verificare che la location prescelta non presenti barriere architettoniche e che, in generale, sia facilmente accessibile.
- fare un cronoprogramma. Per assicurare la buona riuscita di un evento una perfetta organizzazione è tutto e, proprio per questo, definire una timeline delle azioni da compiere può fare davvero la differenza.
- non dimenticare i dettagli. Dalla possibilità di realizzare un invito formale da stampare e inviare agli invitati, fino alla definizione del budget a disposizione, senza contare l’arredo, il guardaroba o eventuali aree relax, non bisogna mai tralasciare alcun particolare se si vuole organizzare un evento di successo.
Allestire la tua location con facilità grazie al noleggio
Se è vero che la scelta della location giusta rappresenta uno dei fattori fondamentali ai fini della buona riuscita di un evento, è altrettanto vero che non tutte le location sono attrezzate con gli arredi più adatti all’occasione. Per esempio, un luogo può essere perfetto per l’evento che si ha in mente ma non avere gli arredi necessari per garantire il comfort desiderato per gli invitati. Oppure gli arredi presenti nella sala non trasmettono le sensazioni e il messaggio giusto.
Per fortuna esiste una soluzione: il noleggio degli arredi per gli eventi. Si tratta di un servizio molto richiesto dai nostri clienti, che permette di allestire la location prescelta per un evento nelle modalità desiderate. Non resta che individuare un luogo adatto per ospitare l’evento e sognare come sarebbe se ci fossero quelle sedute particolari, quei tavoli perfetti per il buffet, quell’illuminazione capace di creare la giusta atmosfera.
I vantaggi del noleggio quando si organizza un evento
Noleggiare gli arredi è particolarmente utile quando si organizzano eventi occasionali, in cui è importante scegliere i mobili più adatti allo stile e al tema prescelti e avere un’ampia gamma di opzioni per trovare il fit perfetto. In questo modo, è anche garantita una maggiore flessibilità in termini di design e layout dell’evento: potrai adattare più facilmente la location alle tue esigenze specifiche e ottenere proprio il risultato che immaginavi.
Nel nostro servizio di noleggio, inoltre, è anche incluso il montaggio degli arredi direttamente sul luogo dell’evento, elemento che semplifica notevolmente il processo organizzativo e ti assicura il perfetto funzionamento e posizionamento di tutti i complementi che hai scelto. Non dovrai neanche preoccuparti della loro manutenzione e pulizia. Ti sarà richiesto solo di scegliere il complemento d’arredo più adatto alle tue esigenze, così da poterti poi concentrare invece sugli altri aspetti organizzativi dell’evento con più tranquillità.
Se scegli di percorrere la strada del noleggio, inoltre, non può essere ignorato anche un altro vantaggio: quando si acquistano degli arredi che vengono usati solo occasionalmente è necessario poi investire anche in un magazzino in cui conservarli. Noleggiando, invece, si possono scegliere i complementi d’arredo perfetti senza doversi preoccupare della loro conservazione.
Non dimentichiamoci, infine, che noleggiare è anche una scelta sostenibile. Riduce la necessità di produrre e acquistare mobili nuovi, contribuendo così a ridurre l’impatto ambientale. Il noleggio degli arredi, quindi, è una soluzione conveniente e flessibile quando si organizza un evento, che consente di creare ambienti unici e ben arredati in modo semplice e conveniente.
